WhatsApp, WhatsApp Business y API de WhatsApp: cuál es la solución adecuada para tu hotel?

WhatsApp ahora tiene más de 3 mil millones de usuarios mensuales en todo el mundo, con más de 100 mil millones de mensajes enviados diariamente en la plataforma. Con este enorme alcance mundial, la cuestión no es si tu hotel debería usar WhatsApp, sino qué versión será la que mejor se adapte a tus huéspedes y a tus operaciones empresariales.

Comprender las diferencias entre las aplicaciones habituales de WhatsApp, WhatsApp Business y WhatsApp puede transformar la forma en que los hoteles gestionan todo, desde la confirmación de las reservas hasta la atención a los huéspedes. Cada opción se adapta a diferentes tamaños de hoteles y necesidades operativas, pero muchos hoteleros no están seguros de cuál es la solución que mejor se adapta a su negocio.

WhatsApp: la base de la mensajería personal

Estándar WhatsApp fue diseñado para la comunicación personal entre amigos y familiares. Con casi tres mil millones de usuarios en todo el mundo, WhatsApp se ha convertido en la aplicación de mensajería de referencia a nivel mundial, lo que la convierte en un territorio familiar para tus huéspedes.

La aplicación básica de WhatsApp ofrece funciones de mensajería esenciales, como mensajes de texto, llamadas de voz, videollamadas y uso compartido de archivos multimedia. Los usuarios pueden crear chats grupales con hasta 1024 miembros y usar las funciones de transmisión para enviar mensajes a un máximo de 256 destinatarios.

Sin embargo, el uso regular de WhatsApp presenta importantes limitaciones para las operaciones del hotel. Solo puedes usar un número de teléfono por cuenta, no hay funciones específicas para empresas, como las respuestas automáticas, y todas las conversaciones parecen chats personales sin ningún tipo de marca profesional. Los hoteles que utilizan WhatsApp estándar pierden oportunidades de dar a conocer su marca y no pueden gestionar de forma eficiente las comunicaciones con los huéspedes a gran escala.

En el caso de los hoteles, el WhatsApp estándar solo funciona en situaciones muy limitadas, como un pequeño bed and breakfast en el que el propietario gestiona personalmente un puñado de relaciones con los huéspedes. Aun así, la falta de funciones profesionales hace que no sea ideal para uso empresarial.

WhatsApp Business: funciones profesionales para hoteles pequeños y medianos

WhatsApp Business se creó específicamente para pequeñas y medianas empresas que necesitan algo más que capacidades de mensajería personal. La aplicación WhatsApp Business se puede descargar de forma gratuita y ofrece funciones diseñadas específicamente para comunicarse con los clientes.

Características clave que benefician a los hoteles

Perfil empresarial: a diferencia de WhatsApp estándar, la versión empresarial permite a los hoteles crear perfiles completos que incluyen la descripción de la empresa, el horario de atención, la dirección física y los enlaces a sitios web. Con un perfil completo, los hoteles pueden responder a una buena cantidad de preguntas del día a día por las que los clientes se pondrían en contacto con ellos.

Catálogos de productos: esta función permite a los hoteles presentar una lista de sus servicios en WhatsApp con fotos, descripciones y precios. Los hoteles pueden mostrar los tipos de habitaciones, las opciones gastronómicas, los servicios de spa y las experiencias locales directamente en el chat.

Automatización básica: los hoteles pueden configurar automatizaciones básicas, incluidos los mensajes de saludo, los mensajes de visitante y las respuestas rápidas, para gestionar las preguntas más frecuentes. Estas respuestas automatizadas ayudan a los hoteles a mantener una comunicación coherente cuando el personal no está disponible de inmediato.

Etiquetas y organización: los hoteles pueden asignar diferentes etiquetas a cada chat y asignarlas en varios colores para rastrear los pedidos, generar clientes potenciales y mantener organizada la cuenta de WhatsApp Business.

Listas de difusión: envía mensajes promocionales o actualizaciones a hasta 256 contactos simultáneamente, perfecto para anunciar ofertas especiales o información importante del hotel.

Aplicaciones hoteleras prácticas

Los hoteles utilizan correctamente WhatsApp Business para las comunicaciones básicas con los huéspedes durante las estancias. La plataforma funciona bien para responder a las preguntas de los huéspedes sobre los servicios del hotel, ofrecer recomendaciones locales, compartir información sobre los hoteles y enviar mensajes promocionales sobre los servicios disponibles.

Por ejemplo, un hotel boutique puede usar respuestas rápidas para responder a preguntas comunes sobre contraseñas de wifi o horarios de desayuno, guardar mensajes fuera del horario laboral y enviar manualmente a los huéspedes información sobre restaurantes locales durante su estancia.

Limitaciones para los hoteles en crecimiento

La aplicación WhatsApp Business proporciona un número de teléfono y está diseñada para el acceso de un solo usuario. A medida que los hoteles crecen y necesitan que varios miembros del personal se ocupen de las comunicaciones con los huéspedes, esto se convierte en una limitación importante. Además, WhatsApp Business carece de integraciones avanzadas con los sistemas de gestión hotelera, de inteligencia artificial conversacional para la atención a los huéspedes, de automatización de reservas y de capacidades analíticas detalladas.

API de WhatsApp: comunicación con los huéspedes a nivel empresarial

El Plataforma empresarial WhatsApp permite a las empresas medianas y grandes comunicarse con sus clientes a gran escala mediante API que pueden conectar miles de agentes y bots para interactuar con los clientes de forma programática y manual.

A diferencia de la aplicación Business, la API de WhatsApp no es una aplicación independiente. Es un conjunto de API y soluciones que los desarrolladores utilizan para activar funciones e integrarlas con los sistemas de backend, como las plataformas de marketing y CRM.

Capacidades avanzadas para hoteles

Múltiples usuarios y dispositivos: la API proporciona más flexibilidad para los usuarios y los dispositivos en una sola cuenta, lo que hace que la atención al cliente y la mensajería sean más eficaces. Varios miembros del personal del hotel pueden gestionar las conversaciones con los huéspedes de forma simultánea desde varios dispositivos móviles o de escritorio.

Integraciones de sistemas: los hoteles pueden conectar WhatsApp directamente a sus sistemas de administración de propiedades, plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y motores de reservas. Esto permite la mensajería automática activada por acciones específicas de los huéspedes o estados de reserva.

Automatización avanzada: los hoteles pueden configurar los chatbots para automatizar las respuestas y crear plantillas de mensajes para enviarlos en diferentes momentos a lo largo del recorrido del cliente. Los flujos de trabajo automatizados pueden gestionar todo, desde las confirmaciones de reservas hasta las oportunidades de aumentar las ventas.

Verificación comercial oficial: los hoteles pueden tener una marca verde junto al nombre de su marca en WhatsApp, de forma similar a como las grandes marcas, como Hilton y Amazon, muestran las insignias de verificación.

Análisis e informes: la información detallada sobre la entrega de los mensajes, los tiempos de respuesta y los patrones de interacción de los huéspedes ayuda a los hoteles a optimizar sus estrategias de comunicación.

Casos de uso de la API de WhatsApp en hoteles

Los hoteles de todos los tamaños utilizan la API de WhatsApp para estrategias integrales de comunicación con los huéspedes cuando necesitan una automatización avanzada o tienen un gran volumen de mensajes. Los hoteles pueden enviar mensajes con distintos fines a lo largo del viaje del huésped, desde la confirmación de la reserva y los detalles previos a la llegada hasta la asistencia durante la estancia y la recopilación de comentarios después de la salida.

Los hoteles utilizan la API para integrar WhatsApp con su tecnología actual. Cuando un huésped reserva una habitación a través de un motor de reservas, el sistema envía automáticamente una confirmación de WhatsApp, programa los mensajes previos a la llegada con recomendaciones locales y configura las instrucciones de registro automáticas.

Hoteles y casas OYO, la tercera cadena hotelera más grande del mundo, utiliza WhatsApp como parte de su servicio y relaciones con los huéspedes, lo que permite a los huéspedes hacer preguntas, reservar habitaciones y comprobar los detalles de su estancia a través de WhatsApp.

Entender los precios de la API de WhatsApp

A partir del 1 de julio de 2025, WhatsApp pasa al precio por mensaje en lugar de precios basados en conversaciones. Los hoteles cobran en función de las categorías de los mensajes:

• Mensajes de servicio: gratis al responder a los mensajes de los huéspedes en un plazo de 24 horas
• Mensajes de utilidad: mensajes transaccionales como confirmaciones de reservas y recibos de pago
• Mensajes de marketing: contenido promocional y ofertas
• Mensajes de autenticación: contraseñas de un solo uso y códigos de verificación

Cuando un cliente envía un mensaje por primera vez, se abre una ventana de servicio al cliente de 24 horas para responder libremente sin pagar por cada mensaje. Esto hace que las conversaciones de apoyo a los huéspedes sean rentables para los hoteles.

Cómo elegir la solución de WhatsApp adecuada para tu hotel

La decisión entre WhatsApp Business y la API de WhatsApp depende más del volumen de mensajes y de las necesidades de automatización que del tamaño de la propiedad.

Para una comunicación básica con los huéspedes

WhatsApp Business funciona bien para los hoteles que necesitan una comunicación sencilla con los huéspedes sin integraciones complejas. La plataforma gratuita gestiona las necesidades básicas de mensajería de los huéspedes con respuestas rápidas y mensajes instantáneos sin necesidad de configuración técnica ni costes de suscripción continuos.

Para flujos de trabajo e integraciones automatizados

Los hoteles se benefician de la API de WhatsApp cuando quieren conectarse con motores de reservas, sistemas de administración de propiedades o necesitan una automatización basada en inteligencia artificial. Incluso las pequeñas propiedades pueden elegir la API si tienen un gran volumen de mensajes o desean comunicaciones sofisticadas y automatizadas con los huéspedes.

La API se vuelve esencial cuando los hoteles necesitan que varios miembros del personal gestionen las conversaciones, los análisis detallados o las capacidades de automatización avanzadas, independientemente del tamaño de la propiedad.

Consideraciones sobre la integración

Los hoteles que implementen WhatsApp Business o la API deben considerar cómo encaja la plataforma en su estrategia de comunicación más amplia. WhatsApp no es solo para hablar con los huéspedes, sino que también es ideal para planificar eventos y trabajar con agentes de viajes para conseguir más clientes.

Las implementaciones exitosas suelen integrar WhatsApp con la tecnología hotelera existente, incluidos los sistemas de administración de propiedades y la gestión de relaciones con los clientes (CRM) plataformas, y motores de reservas. Esta integración permite flujos de trabajo automatizados que mejoran la experiencia de los huéspedes y, al mismo tiempo, reducen el trabajo manual del personal del hotel.

Soluciones como Visito permiten a los hoteles conectar la API de WhatsApp con otros canales de comunicación, como el chat en vivo del sitio web, los mensajes de Instagram y los mensajes de Facebook Messenger. Este enfoque unificado garantiza que los huéspedes puedan contactar con tu hotel a través de su canal preferido, mientras que el personal gestiona todas las conversaciones desde un único panel de control.

Para entender más sobre Las soluciones empresariales de WhatsApp, los hoteles pueden explorar las diversas opciones disponibles para las diferentes necesidades empresariales y estrategias de comunicación.

Cómo empezar a usar WhatsApp para tu hotel

Configuración de WhatsApp Business

Descargar el Aplicación WhatsApp Business, cree su perfil empresarial con información completa del hotel, configure mensajes automatizados para las preguntas más frecuentes y capacite al personal sobre las prácticas profesionales de mensajería.

Implementación de la API de WhatsApp

Asóciese con un proveedor de soluciones empresariales certificado para configurar su acceso a la API, integrarlo con los sistemas hoteleros existentes, diseñar flujos de trabajo automatizados para las interacciones comunes de los huéspedes y capacitar a su equipo en las nuevas herramientas de comunicación. Visito permite a los hoteles conectarse a la API de WhatsApp en menos de un minuto.

Limitación importante: si tu hotel usa actualmente un número de teléfono existente en WhatsApp o WhatsApp Business, primero debes eliminar el número de esas aplicaciones antes de conectarte a la API de WhatsApp. Revisa el requisitos específicos y proceso de configuración antes de comenzar la implementación.

Mejores prácticas para la comunicación por WhatsApp en hoteles

Responda a los mensajes de los huéspedes rápidamente, idealmente en cuestión de minutos durante el horario laboral. Usa los nombres de los invitados en los mensajes para personalizarlos. Proporcione información útil de forma proactiva, como recomendaciones locales o servicios del hotel. Mantén los mensajes promocionales relevantes y valiosos en lugar de centrarse exclusivamente en las ventas.

Los estudios demuestran que los equipos de los hoteles gestionan fácilmente las conversaciones de WhatsApp, lo que proporciona respuestas rápidas y ayuda con las respuestas automáticas y los chatbots.

Maximizar la satisfacción de los huéspedes a través de WhatsApp

Los hoteles de todos los tamaños utilizan WhatsApp para aumentar la participación de los huéspedes y aumentar la eficiencia operativa.

La clave está en elegir la solución de WhatsApp adecuada para el tamaño y las necesidades de tu hotel, y luego implementarla estratégicamente para mejorar, en lugar de complicar, las comunicaciones con los huéspedes.

Ya sea que comiences con WhatsApp Business para las funciones básicas o implementes la API completa para las capacidades avanzadas, el objetivo sigue siendo el mismo: brindar a los huéspedes una comunicación cómoda, inmediata y personal que mejore toda su experiencia en el hotel.

¿Estás listo para transformar la comunicación con los huéspedes de tu hotel? Agentes de IA de WhatsApp de Visito facilita la conexión de la API de WhatsApp con tus operaciones actuales, automatizando la atención a los huéspedes y manteniendo el toque personal que crea estancias memorables.

Comenzar tu prueba gratuita o programar una demostración para ver cómo la integración de WhatsApp puede mejorar la experiencia de los huéspedes y mejorar la conversión directa de reservas en lugar de la mensajería.