Cómo Blue Apple Beach automatizó el 70% de las preguntas de los huéspedes sin dejar de ofrecer un servicio personalizado

Blue Apple Beach se encuentra en la isla Tierra Bomba, a un corto trayecto en barco desde Cartagena. Esta boutique club de playa y hotel atrae tanto a turistas locales como internacionales, creando una red social siguiendo de más de 64.000 en Instagram. Como empresa B Corp certificada que se centra en la sostenibilidad y el desarrollo comunitario, la propiedad equilibra el lujo con el propósito.

Sin embargo, el éxito creó un desafío operativo. Con solo dos empleados de recepción atendiendo cientos de mensajes de huéspedes en varios idiomas, los tiempos de respuesta se extendieron a horas y, como resultado, las reservas directas se vieron afectadas.

El desafío: un equipo pequeño, una demanda global

Blue Apple Beach estaba recibiendo constantes mensajes de WhatsApp de posibles huéspedes preguntándoles sobre pases de un día, disponibilidad de habitaciones, traslados en barco y reservas para restaurantes. Los viajeros internacionales enviaban mensajes en español, inglés y otros idiomas a todas horas. El equipo de recepción, compuesto por dos personas, pasó la mayor parte del día escribiendo las mismas respuestas sobre los precios, la disponibilidad y la logística.

Cuando los huéspedes preguntaron: «¿Tienen habitaciones disponibles el 15 de marzo?» el personal tenía que comprobar su sistema, calcular las tarifas y escribir las respuestas manualmente. Durante la temporada alta, los tiempos de respuesta se extendían a varias horas. Muchos huéspedes internacionales que reservaron desde diferentes zonas horarias nunca recibieron respuestas a tiempo.

La solución: respuestas automatizadas con supervisión humana

Visito se integró directamente con el existente de Blue Apple Cloudbeds sistema de administración de propiedades, que permite respuestas de disponibilidad y precios en tiempo real en WhatsApp e Instagram. El sistema ahora gestiona automáticamente las preguntas estándar de los huéspedes y, al mismo tiempo, mantiene estrictas normas de transferencia para situaciones complejas.

Cómo funciona: Cuando los huéspedes envían un mensaje sobre la disponibilidad de habitaciones, Visito extrae las tarifas y la disponibilidad actuales de Cloudbeds al instante. Con VisitO's, los huéspedes pueden completar sus reservas directamente en WhatsApp o Instagram sin tener que abandonar la conversación Agente de reservas con IA. Si tiene preguntas sobre los traslados, los horarios de los restaurantes o los pases de un día, las respuestas automatizadas brindan información inmediata.

El sistema reconoce cuando las conversaciones requieren la intervención humana, como solicitudes especiales, quejas o modificaciones de reservas, y las transfiere al personal de inmediato.

Resultados: eficiencia sin perder el toque humano

El impacto fue mensurable:

• El 70% de las preguntas están automatizadas: la mayoría de las solicitudes de disponibilidad, precios e información básica se resuelven sin la participación del personal
• Respuestas inmediatas: los huéspedes reciben respuestas instantáneas independientemente de la zona horaria o la disponibilidad del personal
• Reducción del trabajo manual: El personal de recepción se centra en el servicio al huésped en persona en lugar de en los mensajes repetitivos
• Compatible con varios idiomas: los huéspedes internacionales reciben respuestas en su idioma preferido

«Visito nos ha ayudado a aumentar las conversiones y a ofrecer una mejor experiencia al cliente, al mismo tiempo que ha mejorado la calidad del trabajo de recepción al reducir drásticamente el tiempo frente a la pantalla y las tareas repetitivas», afirma Portia Hart, fundador de Blue Apple Beach. «En lugar de reemplazar a una persona, la realidad es que la IA de Visito ha permitido al personal de recepción interactuar más con los huéspedes del establecimiento. La hospitalidad tiene que ver con la conexión humana y estamos encantados de que la tecnología se haya convertido en una herramienta que nos ayuda a lograrlo».

Por qué es importante para los hoteles independientes

Los hoteles independientes suelen enfrentarse al mismo desafío: una demanda creciente con recursos de personal limitados. Blue Apple Beach demuestra cómo los hoteles pueden ampliar la comunicación con los huéspedes sin perder un servicio personalizado. Al automatizar las preguntas rutinarias, el personal puede centrarse en lo que hace que los hoteles independientes sean especiales: crear experiencias memorables y establecer relaciones con los huéspedes.

La clave es mantener el control sobre cuándo la automatización pasa a manos de los humanos. Las solicitudes complejas, las ocasiones especiales o los problemas de servicio aún requieren atención personalizada. Pero hay preguntas sobre «¿A qué hora se sirve el desayuno?» o «¿Cuánto cuesta un pase de un día?» se puede resolver al instante.

Conclusión clave

Los hoteles pueden gestionar el creciente volumen de mensajes sin contratar personal de recepción adicional. Blue Apple Beach demuestra que la automatización funciona mejor cuando complementa el servicio humano en lugar de reemplazarlo por completo. El resultado son respuestas más rápidas de los huéspedes y un personal que puede centrarse en la hospitalidad en lugar de en el repetitivo trabajo administrativo.

Estás listo para automatizar los mensajes rutinarios de los huéspedes? Programe una demostración para saber cómo Visito se integra con su sistema de administración de propiedades y aumentar las reservas directas.