El Departamento Studio Bar se encuentra en el corazón de la Ciudad de México y ofrece de todo, desde música en vivo y sesiones de DJ hasta exposiciones, talleres y pop ups culinarios. El local recibe miles de mensajes al mes sobre reservaciones, próximos eventos, preguntas sobre el menú e información general.

Con un equipo pequeño que hace malabares con varios canales de mensajería, Departamento necesitaba una forma de estar al tanto de los mensajes de los clientes sin sacrificar la calidad del servicio.

Reunir los detalles de la reserva requería tediosas idas y venidas

Todas las reservas implicaban el mismo proceso agotador: compartir los horarios disponibles, esperar una respuesta, preguntar cuántas personas, volver a esperar, preguntar por las restricciones dietéticas, esperar un poco más y recopilar los datos de contacto. Una reservación podía tardar horas de ida y vuelta antes de que alguien pudiera confirmar una mesa.

Las respuestas tampoco siempre fueron consistentes. Pregúntale a una persona cuándo cierra la cocina y te dirá que a las 11 de la noche; pregúntale a otra y oirás medianoche. Esto resultaba confuso para los clientes.

Antes de Visito, solo una persona podía acceder a WhatsApp Business a la vez. Cuando esa persona se marchaba por un día, las solicitudes de reserva se acumulaban sin respuesta.

Departamento se asoció con Visito para automatizar la participación de los huéspedes

Departamento agregó el conjunto de agentes de IA de Visito para gestionar las conversaciones con los clientes en WhatsApp e Instagram.

El agente de inteligencia artificial de reservas gestiona toda la conversación sobre la reserva, desde el principio hasta el último paso antes de la confirmación manual. Por ejemplo, si un posible huésped pregunta por la disponibilidad, comparte las franjas horarias abiertas, recopila el tamaño del grupo, pregunta por las solicitudes especiales y, a continuación, recopila los datos de contacto. Una vez recopilada toda la información relevante de los huéspedes, Visito contacta a un agente humano para obtener la confirmación final.

Por otro lado, el agente de IA de soporte de Visito gestiona las preguntas repetidas sobre los horarios, los próximos eventos, los elementos del menú y las políticas. Se basa en una única fuente confiable que el equipo controla, por lo que todos los clientes reciben la misma respuesta precisa. Configurar el agente de IA en realidad es bastante fácil y solo lleva unos minutos.

Ahora todo el equipo puede acceder a todas las conversaciones simultáneamente. Varios miembros del personal pueden intervenir cuando sea necesario, y nada queda sin respuesta cuando alguien se va a casa por el día.

Más del 80% de las solicitudes de reserva ahora se gestionan con Visito

Visito ahora gestiona más del 80% de las solicitudes de reserva entrantes para Departamento. Esto incluye recopilar toda la información necesaria sobre los huéspedes antes de entregar la conversión al personal humano para su confirmación final. El equipo quería mantener un ambiente de alta calidad en el lugar, por lo que al final hay un proceso de aprobación humana.

La buena noticia es que el personal por fin puede centrarse en un trabajo más divertido, como coordinar con los artistas e interactuar en persona con los huéspedes. Y, por supuesto, menos tiempo para enviar mensajes de forma manual en diferentes plataformas.

"Visito ha renovado por completo nuestro proceso de reserva. Ahora recopilamos toda la información relevante de los huéspedes en cuestión de minutos, algo que antes tardaba horas", afirma Alberto Martini, socio de Departamento Studio Bar.

Comience a usar Visito

Departamento Studio Bar encontró una manera de mantenerse al día con los mensajes de los clientes sin contratar más personal ni agotar al equipo. Visito gestiona automáticamente las preguntas repetitivas, lo que permite al equipo centrarse en lo que realmente querían hacer: organizar grandes eventos y crear noches memorables. La automatización de las reservas y el acceso a WhatsApp para todo el equipo resultaron ser exactamente lo que necesitaban.

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