Departamento Studio Bar renueva sus reservas con los agentes de IA de Visito

Departamento Studio Bar está en pleno corazón de Ciudad de México y recibe desde música en vivo y sets de DJ hasta exposiciones, talleres y pop-ups gastronómicos. El venue recibe miles de mensajes al mes sobre reservas, próximos eventos, preguntas del menú e información general.

Con un equipo pequeño atendiendo varios canales de mensajería, Departamento necesitaba una forma de mantenerse al día con los mensajes de sus clientes sin sacrificar la calidad del servicio.

Cada reserva implicaba el mismo proceso agotador: compartir los horarios disponibles, esperar respuesta, preguntar cuántas personas serían, esperar de nuevo, preguntar por restricciones alimentarias, esperar un poco más y pedir los datos de contacto. Una sola reserva podía tardar horas de ida y vuelta antes de que alguien pudiera confirmar una mesa.

Las respuestas tampoco siempre eran consistentes. Si le preguntabas a una persona a qué hora cierra la cocina, decía que a las 11 pm; si le preguntabas a otra, escuchabas que a medianoche. Esto confundía a los clientes.

Antes de Visito, solo una persona podía acceder a WhatsApp Business a la vez. Cuando esa persona terminaba su turno, las solicitudes de reserva se acumulaban sin respuesta.

Departamento incorporó la suite de agentes de IA de Visito para atender las conversaciones con clientes en WhatsApp e Instagram.

El agente de IA de reservas gestiona toda la conversación de reserva, desde el inicio hasta el último paso antes de la confirmación manual. Por ejemplo, si un posible invitado pregunta por disponibilidad, comparte los horarios libres, pide el tamaño del grupo, pregunta por solicitudes especiales y luego pide los datos de contacto. Una vez reunida toda la información relevante, Visito suma a una persona del equipo para la confirmación final.

Por su parte, el agente de IA de atención de Visito responde las preguntas repetitivas sobre horarios, próximos eventos, platillos del menú y políticas. Se apoya en una única fuente de información que controla el equipo, así que todos los clientes reciben la misma respuesta correcta. Configurar el agente de IA es bastante sencillo y solo toma unos minutos.

Ahora todo el equipo puede acceder a todas las conversaciones al mismo tiempo. Varias personas pueden intervenir cuando hace falta y nada queda sin respuesta cuando alguien se va a casa.

Visito ya gestiona más del 80% de las solicitudes de reserva que recibe Departamento. Esto incluye reunir toda la información necesaria del invitado antes de pasar la conversación al personal para la confirmación final. El equipo quería mantener un ambiente de alta calidad en el venue, por lo que hay un proceso de aprobación humana al final.

La buena noticia es que el personal por fin puede dedicarse a un trabajo más divertido, como coordinar con artistas y convivir en persona con los invitados. Y, por supuesto, dedica menos tiempo a atender mensajes manualmente en distintas plataformas.

“Visito renovó por completo nuestro proceso de reservas. Ahora reunimos toda la información relevante de los invitados en minutos, algo que antes tomaba horas”, dijo el equipo de Departamento Studio Bar.

Departamento Studio Bar encontró la manera de mantenerse al día con los mensajes de sus clientes sin contratar más personal ni agotar al equipo. Visito atiende automáticamente las preguntas repetitivas y le da al equipo espacio para dedicarse a lo que realmente quiso hacer al abrir un venue: organizar grandes eventos y crear noches memorables. La automatización de reservas y el acceso de todo el equipo a WhatsApp resultaron ser justo lo que necesitaban.

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