Termales Los Volcanes es un complejo integral de aguas termales naturales en Colombia, que cuenta con alojamiento en hotel, servicios de spa, instalaciones para acampar, restaurantes y estacionamiento.

Para atraer y mantener a los huéspedes con tantas comodidades y características diferentes, el resort creó una fuerte presencia digital en múltiples canales sociales. Sin embargo, la gestión de las comunicaciones entre su creciente base de clientes supuso importantes desafíos operativos para su pequeño equipo.

El desafío: mensajes de gran volumen en diversos servicios del resort

El complejo recibía miles de mensajes diarios de posibles huéspedes de todo el mundo. WhatsApp, Instagram y Facebook Messenger. Los viajeros hicieron preguntas sobre varios temas:

• ¿Cuáles eran las temperaturas de la piscina termal?
• ¿Disponibilidad de hoteles?
• ¿Qué tipo de tratamientos de spa hay disponibles?
• ¿Necesitas reservaciones para acampar?
• ¿Horario del restaurante?

El personal dedicó la mayor parte de su tiempo a responder preguntas similares y a cambiar de plataforma de manera constante. Esto significaba que, durante las temporadas altas y las campañas promocionales, muchas posibles reservas se perdían cuando los huéspedes recibían respuestas tardías o pasaban a manos de la competencia, que les ofrecían una comunicación más rápida. El servicio personalizado que definía su hospitalidad se vio comprometido por la dificultad de tener que gestionar de forma eficiente un volumen tan elevado de comunicaciones digitales.

La solución: comunicaciones unificadas con automatización inteligente

Al integrar Visito en sus canales de servicio al cliente y consolidar todas las comunicaciones con los huéspedes en un único panel de control, Termales Los Volcanes pudo responder automáticamente de manera oportuna en todos los canales del resort y, al mismo tiempo, mantener ese servicio cálido y experto por el que eran conocidos. Visito gestionó las preguntas frecuentes de forma automática y, al mismo tiempo, se aseguró de que las solicitudes más complejas llegaran al personal de inmediato.

Información en tiempo real, muy rápido: cuando un huésped enviaba un mensaje sobre la disponibilidad del hotel en cualquier plataforma, Visito proporcionaba precios y disponibilidad de habitaciones en tiempo real a través de Integración con Cloudbeds. Los huéspedes recibieron información detallada sobre las piscinas termales, los servicios de spa, las instalaciones para acampar y las opciones gastronómicas sin esperar a las respuestas del personal.

Huésped correcto, respuesta correcta, de inmediato: como Visito pudo responder rápidamente a las preguntas más generales, las preguntas que requerían soluciones más complejas, como tratamientos especiales o itinerarios complicados, se transfirieron con conversaciones completas al personal, lo que les ayudó a priorizar las consultas correctas que necesitaban más ayuda.

La misma voz, una entrega más inteligente: Termales Los Volcanes rápidamente capacitó a Visito en su voz y marca distintivas. Garantizar que, cuando se compartían recomendaciones útiles sobre experiencias termales e información sobre las instalaciones, era como hablar con uno de sus profesionales hoteleros con experiencia en lugar de hablar con un sistema automatizado.

Los resultados hablan por sí solos...

Tasa de automatización superior al 90%: preguntas rutinarias tramitadas sin la intervención del personal.

Ahorro de tiempo significativo: cientos de horas ahorradas mensualmente que, de otro modo, requerirían varios funcionarios adicionales.

Gestión unificada de la comunicación: todos los canales de mensajería se consolidaron en una sola plataforma para agilizar las operaciones y garantizar que todos recibieran respuesta.

Soporte para huéspedes 24/7: respuestas inmediatas independientemente de la zona horaria o la disponibilidad del personal.

Soporte mejorado para campañas promocionales: gestión automatizada del tráfico de gran volumen de las campañas de marketing en redes sociales.

¿Por qué es importante esto para los establecimientos hoteleros con múltiples servicios?

Los recintos con múltiples instalaciones se enfrentan a desafíos únicos al administrar las comunicaciones en diversas ofertas de servicios. Termales Los Volcanes demuestra cómo los establecimientos pueden gestionar consultas complejas sobre múltiples servicios y, al mismo tiempo, mantener la atención personalizada que esperan los huéspedes.

La clave es la automatización estratégica que maneja las preguntas rutinarias sobre las instalaciones, los horarios y la disponibilidad, al tiempo que preserva la participación humana en las solicitudes especializadas.

Al automatizar las comunicaciones rutinarias, los establecimientos con múltiples servicios pueden dedicar el tiempo del personal a lo que los hace especiales: crear experiencias memorables y garantizar la satisfacción de los huéspedes en todas las instalaciones.

Testimonio

"Visito ha cambiado considerablemente la forma en que gestionamos la comunicación con nuestros clientes. Los clientes ahora no solo reciben una respuesta rápida y amable en cualquier momento, sino que también tienen la posibilidad de obtener información inmediata sobre el alojamiento y hacer sus reservas de hotel, lo que ha sido de gran ayuda para nosotros. El servicio de atención al cliente es excelente y la integración fue sencilla".

-Margarita, directora general.

Conclusión clave

Los establecimientos hoteleros multiservicio pueden gestionar miles de mensajes diarios en varios canales sin comprometer la calidad del servicio ni requerir personal adicional. Termales Los Volcanes demuestra que la automatización funciona mejor cuando mejora el servicio humano en lugar de reemplazar las conexiones personales que los huéspedes valoran.

El resultado son respuestas de los huéspedes más rápidas, una mejor conversión de reservas en todos los servicios y un personal que puede centrarse en la hospitalidad en lugar de en tareas de comunicación repetitivas.

¿Listo para automatizar las comunicaciones de tu venue con múltiples servicios mientras mantienes experiencias personalizadas para los huéspedes?

Crea tu cuenta gratuita de Visito para comenzar a gestionar ofertas de servicios complejos de manera eficiente en todos los canales digitales.