Cómo automatizar las reservas de clases desde Instagram si tu estudio usa Glofox
Automatiza los mensajes de Instagram, muestra la disponibilidad de tus clases y convierte más conversaciones en reservas para tu estudio.
Si gestionas un estudio de pilates con Glofox, ya conoces las ventajas de usar esta herramienta para organizar clases, precios y reservas. Esas ventajas crecen cuando conectas un agente de IA y empiezas a aceptar reservas desde mensajes de Instagram.
Un estudio con una comunidad activa recibe preguntas, comentarios y mensajes de posibles clientes a casi cualquier hora. Pero, ¿qué pasa si no hay nadie para responder? Para eso sirve un agente de IA. En esta guía aprenderás qué hace y cómo conectarlo con Glofox.
De qué sirve un agente de IA a tu estudio
Los espacios disponibles son limitados en cada clase. Por ejemplo, si a la clase del sábado a las 8:00 AM entran siete personas en vez de doce, esos cinco lugares vacíos son cinco oportunidades perdidas para tu estudio.
Además, que una persona extra se sume a tu clase no significa mayor gasto operativo. El instructor ya está ahí, el salón está abierto y el equipo está listo.
Una ocupación saludable para un estudio suele comenzar alrededor del 70%. Aun así, muchos estudios se mantienen por debajo de ese nivel, incluso cuando hay personas preguntando por sus clases. Esa es la oportunidad que puedes tomar al conectar Visito con Glofox.
Cuando un posible cliente te escribe por Instagram, muy probablemente la información que necesita ya está en Glofox: horarios actualizados, precios y lugares disponibles. Visito te ayuda a comunicar esa información y acercar al cliente a la reserva.
- Dar acceso inmediato a la información: si alguien pregunta por la clase de reformer del sábado, el agente consulta Glofox y responde con el horario, el precio y la disponibilidad actual. Si haces algún ajuste en tu calendario, puede verse reflejado casi de inmediato.
- Completar la reserva: si tu estudio acepta clases independientes, el agente puede mandar un enlace de pago en la conversación. Cuando el cliente paga, se crea la reserva en Glofox y se confirma su lugar.
Cómo conectar tu agente de IA
Antes de empezar, vas a necesitar tres cosas:
- Acceso de administrador a tu cuenta de Glofox
- Activación de la API por parte de ABC Glofox
- Una cuenta de Visito
También será útil reunir la información que tu equipo utiliza para responder las preguntas más frecuentes de posibles clientes.
1. Pide acceso a la API de ABC Glofox
El primer paso es pedirle a ABC Glofox que autorice la conexión con Visito. Envía un correo electrónico a APIActivation@abcfitness.com e incluye el nombre de tu estudio, el número de tu club y una solicitud de conectividad con Visito.
Si administras más de un estudio en diferentes lugares, agrega todos los números de club en el mismo correo.
La aprobación suele ser rápida, pero no tienes que esperar para continuar. Puedes adelantar los siguientes pasos mientras aprueban la solicitud.
2. Crea y entrena a tu agente
Crea tu cuenta de Visito y agrega la información que probablemente preguntan tus clientes antes de agendar una clase. Puedes empezar con las preguntas que recibes todas las semanas por Instagram, WhatsApp o en la recepción de tu estudio.
- De qué trata cada clase y para quiénes se recomienda
- Tus políticas de cancelación y retrasos
- Qué ropa o equipo deben llevar los clientes
- Dónde se pueden estacionar cerca de tu estudio
- Cómo funcionan las clases sueltas, los paquetes y las membresías
3. Conecta Glofox con Visito
Después de que ABC Glofox apruebe el acceso a la API, entra a Visito y conecta tu cuenta de Glofox. El agente podrá consultar los horarios, precios y lugares disponibles que estén en Glofox.
Antes de conectarlo con Instagram, haz algunas pruebas. Pregunta qué clases están disponibles al día siguiente, cuánto cuesta una clase suelta y cuántos lugares quedan en una sesión casi llena.
Después, compara las respuestas con tu agenda y tus precios reales. Así podrás confirmar que el agente responde con precisión antes de ponerlo frente a tus clientes.
4. Escoge en qué canales conectarlo
Puedes usar el mismo agente para responder mensajes en Instagram, WhatsApp, Facebook Messenger y el chat de tu sitio web. Es mejor activar canales de uno en uno para tener tiempo de probar cada uno.
Empieza con Instagram, por ejemplo. Para muchos estudios, suele ser la red social donde llegan más mensajes de posibles clientes.
Después de la primera semana, puedes agregar más canales de forma progresiva.
5. Activa los pagos y las reservas
Si ofreces clases independientes, tu agente puede ayudar a completar la reserva.
Cuando una persona elige una clase, el agente le envía un enlace de pago. Después de pagar, se genera la reserva en Glofox y el cliente recibe confirmación de que su lugar está asegurado.
Esta funcionalidad está pensada principalmente para clases sueltas. El agente puede dar información sobre los precios y condiciones de paquetes o membresías, pero cuando alguien quiera comprar uno de estos productos, un miembro de tu equipo deberá ayudar.
¿Cómo un agente de IA es diferente a otras opciones?
Un agente de IA es diferente porque ayuda después del primer mensaje. Puede entender lo que necesita el cliente, consultar Glofox, responder preguntas de seguimiento y guiar a la persona hacia una reserva.
Respuestas automáticas por palabras clave
Las respuestas automáticas detectan palabras clave y funcionan cuando alguien escribe o comenta algo como "horarios", "precios" o "clases". Al hacerlo, la persona recibe un mensaje previamente configurado, normalmente acompañado de un enlace.
El problema es que todas las personas reciben prácticamente la misma respuesta. Si alguien quiere saber qué clase es adecuada para principiantes, si todavía hay lugares o qué necesita llevar, no hay respuesta automática que sirva.
Un enlace que envía al cliente a otra plataforma
Compartir un enlace de reserva le da más trabajo al cliente. Tiene que salirse de la conversación, revisar horarios, comparar clases y encontrar por su cuenta la opción adecuada.
Cada paso adicional es un motivo para dejar el proceso inconcluso e irse por otro estudio, sobre todo cuando se trata de alguien que apenas está conociendo tu estudio y todavía no sabe cómo funcionan tus clases.
Una miembro del equipo que revise los mensajes
Contar con ayuda humana para la atención al cliente siempre será importante. El problema es que tu equipo no puede cubrir cada mensaje las 24 horas del día.
Los mensajes también llegan mientras el equipo está impartiendo una clase, preparando el estudio o fuera de horario laboral. Antes de que alguien responda, la persona interesada pudo haberse ido por otra opción.
Visito funciona mejor como una extensión de la atención de tu estudio. La intención no es eliminar el contacto humano, sino usarlo cuando más se necesita y dejar que el agente responda las preguntas que sí puede atender.
¿Cómo te ayuda a automatizar tu estudio?
Visito funciona como puente entre la información disponible en Glofox y quien te escribe por Instagram. Así, una persona puede pasar de preguntar por una clase a recibir orientación y completar una reserva sin comenzar el proceso desde cero en otro lugar.
| Función | Cómo ayuda a tu estudio |
|---|---|
| Atención automática | Responde preguntas frecuentes incluso cuando tu equipo no está disponible. |
| Información actualizada | Consulta en Glofox los horarios, precios y lugares disponibles. |
| Recomendación de clases | Orienta a cada persona según su experiencia, intereses y necesidades. |
| Reservas de clases | Acompaña al cliente durante el proceso y registra la reserva en Glofox. |
| Pagos | Envía enlaces de pago para las clases sueltas que tengas habilitadas. |
| Atención en varios canales | Funciona en Instagram, WhatsApp, Messenger y el chat de tu sitio web. |
| Transferencia al equipo | Envía las conversaciones que necesitan criterio humano junto con su historial. |
Preguntas frecuentes sobre Visito y Glofox
¿Visito reemplaza la aplicación de Glofox?
No. Glofox aún es el sistema en el que administras la información y las reservas de tu estudio. Visito solo utiliza esos datos para atender conversaciones y facilitar primeras reservas desde canales como Instagram. Tus clientes pueden seguir usando la aplicación de Glofox.
¿El agente puede vender membresías y paquetes?
El agente puede explicar los precios, condiciones y diferencias entre una clase suelta, un paquete y una membresía. El flujo de pago y reserva está diseñado para las clases independientes habilitadas en Glofox. Cuando alguien quiera adquirir otro servicio, el agente puede transferir la conversación a tu equipo.
¿Qué sucede si el agente no conoce una respuesta?
La conversación puede pasar a una persona de tu equipo junto con los mensajes anteriores para que tenga contexto y el cliente no tenga que volver a explicarse. Si una misma pregunta provoca transferencias frecuentes, puedes agregar esa información al conocimiento del agente.
¿Puedo utilizarlo sin activar los pagos?
Sí. Puedes comenzar permitiendo que el agente responda consultas y muestre la disponibilidad de tus clases. Después de revisar las primeras conversaciones, decides si activar los pagos y las reservas.
¿En qué idiomas puede responder?
El agente puede identificar el idioma en el que escribe el cliente y responderle en ese mismo idioma. Tiene acceso a más de 100 idiomas.
¿El agente sonará como un robot?
No. Tú escoges su tono. Puedes configurarlo para que utilice palabras y expresiones similares a las de tu equipo, o para que sea tan cálido como quieras.
¿Puedo usar el mismo agente en diferentes canales?
Sí. El mismo agente puede atender conversaciones en Instagram, WhatsApp, Facebook Messenger y el chat de tu página web. Puedes comenzar con un solo canal y agregar los demás conforme revises sus resultados.
Empieza hoy tu prueba con Visito
Cada mensaje perdido debido a que no pudiste atenderlo personalmente puede ser un potencial cliente. Visito resuelve ese problema con un agente de IA.
Tu estudio puede mantener esas conversaciones activas cuando estás impartiendo una clase o si ya terminó tu jornada, y llevarlas desde la primera pregunta hasta una reserva completa.
Comienza tu prueba gratuita de siete días con Visito y ayuda a tu estudio a convertir las conversaciones en nuevas reservas a partir de hoy.
