El desafío: gestionar un gran volumen de mensajes de huéspedes con tiempos de respuesta lentos

Playa Victoria, un hotel frente al mar con más de 100 habitaciones, enfrentaba un volumen abrumador de mensajes de huéspedes por WhatsApp, Instagram y redes sociales. Cada día, posibles huéspedes escribían con preguntas sobre precios, disponibilidad y servicios. Sin embargo, con un equipo pequeño atendiendo manualmente cientos de mensajes, los tiempos de respuesta eran lentos y se perdían oportunidades de reserva.

Los viajeros de hoy esperan respuestas instantáneas. Si un hotel tarda demasiado en contestar, los posibles huéspedes suelen reservar en otro lugar. El equipo de Playa Victoria estaba atrapado en un modo reactivo, respondiendo preguntas repetitivas en lugar de concentrarse en ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes.

Además, el hotel dependía mucho de las agencias de viajes en línea (OTA) para sus reservas. Aunque las OTA le daban visibilidad, también cobraban comisiones altas que reducían la rentabilidad. Sin un sistema eficiente para convertir los mensajes directos en reservas, al hotel le costaba reducir su dependencia de plataformas de terceros.

Para superar estos desafíos, Playa Victoria implementó Visito, una plataforma de comunicación con huéspedes basada en IA, diseñada para automatizar las respuestas y agilizar el proceso de reserva. Los resultados fueron inmediatos: la automatización permitió al hotel atender las consultas de forma eficiente y mejorar de manera significativa los tiempos de respuesta.

Con Visito, el hotel transformó la forma de gestionar las interacciones con los huéspedes:

Para garantizar precios y disponibilidad precisos, Visito se integró de forma fluida con Cloudbeds, el sistema de gestión hotelera (PMS) del hotel. Esto permitió actualizaciones en tiempo real sin intervención manual, para que los huéspedes siempre tuvieran la información más reciente.

Al combinar la automatización con IA y una conexión directa con su PMS, Playa Victoria creó una experiencia sin fricciones para los posibles huéspedes y aumentó sus probabilidades de conseguir reservas directas.

La inversión de Playa Victoria en automatización con IA dio resultados rápidamente. Al reducir la carga de trabajo manual y garantizar respuestas instantáneas, el hotel vio una mejora notable en la interacción con los huéspedes y en las reservas directas.

Antes de implementar Visito, el personal dedicaba horas cada día a responder preguntas repetitivas. Ahora, con respuestas automáticas que gestionan el 74% de los mensajes, pueden dirigir su atención a interacciones de alto valor, como dar recomendaciones personalizadas y mejorar la experiencia de los huéspedes.

Al hacer el proceso de reserva más ágil y rápido, Playa Victoria convirtió más interacciones con huéspedes en estadías confirmadas, sin aumentar la carga de trabajo del personal.

Antes de usar Visito, las respuestas lentas y los procesos manuales hacían que muchos posibles huéspedes abandonaran la reserva. Ahora, con la automatización con IA, Playa Victoria se asegura de que cada huésped reciba una respuesta rápida y precisa, que lo mantiene interesado y aumenta la probabilidad de una reserva directa.

Los huéspedes ya no tienen que esperar una respuesta: pueden consultar disponibilidad, ver precios y reservar su estadía al instante por WhatsApp e Instagram. Esta eficiencia no solo mejora la experiencia de los huéspedes, sino que también impacta directamente en los ingresos.

“Visito nos ayuda a generar reservas por WhatsApp mientras dormimos. Hemos visto un enorme aumento de reservas, al tiempo que ahorramos tiempo y reducimos costos. Es la solución perfecta para los hoteles que quieren automatizar sin perder el toque humano.” - María Heredia Osuna, propietaria, Hotel Playa Victoria

Al reducir la dependencia de las OTA, mejorar los tiempos de respuesta y automatizar una parte importante de la comunicación con los huéspedes, el hotel ha creado un proceso de reserva escalable, eficiente y rentable.

Si quieres optimizar la comunicación con tus huéspedes y generar más reservas directas, empieza con una prueba gratis de Visito o agenda una demo para ver cómo la automatización puede transformar la operación de tu hotel.