Cómo Visito cambió para siempre el 90% de las conversaciones con huéspedes en The Dreamer, Colombia

“Visito ha transformado la operación de Dreamer. Su automatización confiable permite que nuestros equipos se enfoquen en lo más importante: la experiencia diaria del huésped. Nos encanta el inbox unificado de Meta, que mantiene todas las interacciones en un solo lugar para que ninguna pregunta ni comentario pase desapercibido. La IA es realmente inteligente: aprende de nuestra propia base de datos para ofrecer respuestas claras, consistentes y personales. Ha hecho que nuestra comunicación sea fluida y que nuestro servicio sea más sólido.” — Eric Hamblett, emprendedor hotelero y líder de ventas

Cliente: The Dreamer, Colombia. Canales: WhatsApp, Instagram y Messenger. Resultado: más del 90% de las comunicaciones con huéspedes gestionadas automáticamente en sus cuatro propiedades.

The Dreamer es una marca colombiana de hostales construida alrededor de los viajes sociales, con cuatro propiedades donde el foco está en las personas, los espacios compartidos y las experiencias locales, no solo en ocupar camas. Los huéspedes llegan por el ambiente, para conocer a otros viajeros, participar en actividades y sentirse parte de una comunidad. Esto ha ayudado a The Dreamer a convertirse en una de las marcas de hospitalidad de mayor crecimiento en Colombia.

Ese crecimiento genera un gran volumen de preguntas y consultas por todos los canales imaginables. WhatsApp, en particular, se convirtió en el principal punto de contacto. Las respuestas rápidas y personales son una parte esencial de la experiencia de marca y han impulsado el éxito del negocio.

Con el tiempo, The Dreamer pasó de un solo hostal a una red de cuatro, todos con la misma identidad vibrante, acogedora y relajada. Ese crecimiento trajo más huéspedes, más conversaciones y más presión para los equipos de recepción. WhatsApp se volvió fundamental para preguntar por disponibilidad, pedir indicaciones, consultar sobre Wi-Fi y tours, y mantenerse en contacto antes y después de la estancia. Con cuatro propiedades y varios canales, la dinámica informal de responder donde escribiera cada huésped comenzó a mostrar sus límites.

No existía una vista única de las conversaciones en las cuatro propiedades. La comunicación se volvió fragmentada e inconsistente, mientras el personal invertía horas cada día en enviar mensajes repetitivos en lugar de atender a los huéspedes presentes.

La dependencia de respuestas humanas en WhatsApp también dejaba menos espacio para usar el canal en comunicaciones antes de la llegada, durante la estancia y después de la salida, que podían mejorar la experiencia y generar nuevas reservas.

The Dreamer necesitaba centralizar los mensajes y automatizar las conversaciones rutinarias sin perder el tono humano y relajado que esperaban sus huéspedes.

The Dreamer eligió Visito porque ofrecía un panel único y fácil de usar para todos los canales y propiedades. El equipo conectó WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y el chat del sitio web en un inbox unificado para sus cuatro ubicaciones.

La implementación fue rápida. La API de WhatsApp Business se conectó en minutos y las cuatro propiedades se integraron en un solo inbox sin interrumpir los flujos de trabajo. Después, el equipo pudo configurar automatizaciones y entrenar la IA con su propio contenido sin trabajo técnico complejo. El soporte continuo y los controles claros sobre lo que responde la IA facilitaron mantener los mensajes alineados con la marca a medida que crecía el uso.

Los agentes de IA de Visito se entrenaron con el contenido y las políticas de The Dreamer para responder con la voz de la marca y transferir las conversaciones cuando se necesitaba criterio humano. El equipo redujo el tiempo dedicado a alternar entre plataformas y redirigió al personal hacia la experiencia de los huéspedes.

La transformación es clara tanto en las cifras como en la operación diaria. The Dreamer ahora gestiona más de 30,000 mensajes al mes y automatiza cerca del 94%, desde confirmaciones de reserva hasta seguimientos después de la estancia.

En lugar de alternar entre inboxes separados, el equipo trabaja desde un solo panel. Esto redujo los silos de comunicación entre los cuatro hostales y eliminó una gran cantidad de trabajo repetitivo en recepción. La automatización también hizo que las ventas adicionales se sintieran naturales: los descuentos oportunos y las sugerencias de actividades aumentaron la interacción con tours y servicios, mientras la información proactiva antes y durante la estancia redujo la confusión y las preguntas repetidas sobre logística.

“Nos encanta el inbox unificado de Meta, que mantiene todas las interacciones en un solo lugar para que ninguna pregunta ni comentario pase desapercibido. La IA es realmente inteligente: aprende de nuestra propia base de datos para ofrecer respuestas claras, consistentes y personales”, explica Eric Hamblett, líder de ventas de The Dreamer.

Los huéspedes también perciben el impacto. Los tiempos de respuesta para preguntas comunes bajaron de horas a segundos, lo que marca el tono de una experiencia más fluida y confiable. Los mensajes posteriores a la estancia mantienen la relación, refuerzan la marca de The Dreamer e invitan a los huéspedes satisfechos a regresar mediante incentivos específicos cuando corresponde.

Con menos preguntas rutinarias que responder manualmente, los equipos de recepción pueden dedicar más energía a lo que hace especiales a los hostales: crear un ambiente social dinámico y ayudar a los viajeros a conectar con experiencias locales auténticas.

Las marcas independientes de hostales pueden gestionar grandes volúmenes de comunicación en varias propiedades sin aumentar la carga del personal ni comprometer la hospitalidad auténtica. La historia de The Dreamer demuestra que una automatización estratégica genera huéspedes mejor informados, equipos más eficientes y crecimiento medible mediante reservas de actividades y visitas recurrentes. Visito ayudó a The Dreamer a convertir WhatsApp en un canal consistente de comunicación y conversión.

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