Cómo The Dreamer escaló los mensajes de WhatsApp en 4 ubicaciones con más del 90% de automatización

Los mensajes de WhatsApp Business cuentan con una extraordinaria tasa de apertura de más del 90%, superando con creces las tasas de apertura de correo electrónico, lo que lo hace perfecto para la comunicación en hoteles. Sin embargo, la mayoría de los hostales independientes se esfuerzan por aprovechar este potencial a la vez que gestionan varias propiedades.

The Dreamer, votado como uno de los mejores hoteles y hostales de toda Colombia con fácil acceso a las principales atracciones, se enfrentó exactamente a este desafío. Conocida por su ambiente vibrante y su comunidad social de viajeros, la marca necesitaba ampliar la comunicación con los huéspedes sin perder la auténtica hospitalidad.

El desafío: comunicación dispersa en múltiples propiedades

La gestión de cuatro ubicaciones significaba que cada equipo de recepción gestionaba flujos de mensajes separados en todas partes WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y su sitio web. Sin una coordinación centralizada, la comunicación se volvió caótica y lenta.

El personal de recepción pasó horas escribiendo respuestas repetitivas sobre la disponibilidad de habitaciones, las contraseñas WiFi y los horarios de las visitas.

La solución: mensajería unificada con automatización proactiva

The Dreamer implementó la bandeja de entrada unificada de Visito para centralizar la comunicación con los huéspedes en las cuatro propiedades. Este panel único eliminó los silos de comunicación, mientras que la mensajería automatizada gestionaba las interacciones rutinarias, lo que permitió al personal centrarse en crear experiencias memorables en persona.

El gran avance consistió tanto en automatizar los mensajes entrantes de los huéspedes como en lanzar recordatorios para los momentos clave. Esto incluye la confirmación de la reserva con descuentos en actividades, los recordatorios con indicaciones para llegar antes de la llegada, los mensajes de bienvenida con información esencial y las notas de agradecimiento posteriores a la estancia para que vuelvan a visitarlos.

Los hoteles pueden conectarse a API empresarial de WhatsApp a través de Visito en menos de un minuto, lo que permite la automatización en tiempo real y, al mismo tiempo, mantiene la supervisión humana en situaciones complejas.

Resultados: ganancias de eficiencia mensurables en todas las propiedades

La transformación supuso mejoras concretas. The Dreamer ahora gestiona más de 30 000 mensajes mensuales con un 94% de automatización, y se ocupa de todo, desde la confirmación de la reserva hasta el seguimiento posterior a la estancia.

Eficiencia operativa: El panel único eliminó los silos de comunicación en cuatro hostales, lo que redujo significativamente la carga de trabajo del personal.

Ventas adicionales efectivas: Las ofertas de descuento automatizadas y las promociones de actividades aumentaron la participación de los huéspedes con servicios adicionales.

Mejora de la satisfacción de los huéspedes: La información clara y oportuna antes y durante las estancias redujo la confusión y la repetición de preguntas sobre la logística.

Lealtad mejorada: Los mensajes posteriores a la estancia fortalecieron las relaciones con las marcas y alentaron a volver a visitarlas mediante incentivos específicos.

Los tiempos de respuesta se redujeron de horas a segundos para las preguntas comunes. La productividad del personal aumentó drásticamente, lo que permitió a los equipos de recepción centrarse en crear ambientes sociales vibrantes y ayudar a los viajeros a descubrir auténticas experiencias locales.

Por qué la mensajería automatizada es importante para los hostales independientes

Los hostales independientes se enfrentan a presiones operativas únicas.

La idea clave es la sincronización proactiva de la comunicación. Cuando los huéspedes reciben la información en el momento exacto, la confusión desaparece antes de que comience. Los mensajes automáticos antes de la llegada con indicaciones, detalles de la conexión WiFi y opciones de actividades eliminan las dudas habituales en la recepción.

Para las marcas de hostales con varias ubicaciones, la automatización centralizada garantiza una experiencia uniforme para los huéspedes y reduce los gastos operativos. El enfoque de Visito lo demuestra al conectar los albergues con API empresarial de WhatsApp junto con Instagram y Facebook Messenger, lo que permite una comunicación integral con los huéspedes a través de una única plataforma.

Conclusión clave: escale sin perder la autenticidad

Las marcas de hostales independientes pueden gestionar enormes volúmenes de comunicación en múltiples propiedades sin aumentar la carga de trabajo del personal ni comprometer la auténtica hospitalidad. The Dreamer demuestra que la automatización estratégica crea huéspedes mejor informados, equipos más eficientes y un crecimiento cuantificable de los ingresos gracias al aumento de las reservas de actividades y de las visitas recurrentes.

Los hostales más exitosos utilizan la automatización para eliminar las tareas de comunicación rutinarias, lo que permite a sus equipos centrarse en crear experiencias sociales y auténticas que hacen que los viajes en albergues sean memorables. La tecnología se convierte en una herramienta que mejora, en lugar de reemplazar, la conexión humana.

"Visito ha supuesto un punto de inflexión para Dreamer. Su fiable automatización permite a nuestros equipos centrarse en lo que más importa: la experiencia diaria de los huéspedes. Nos encanta la bandeja de entrada Meta unificada, que mantiene todas las interacciones de los huéspedes en un solo lugar para que ninguna pregunta o comentario pase desapercibido. La IA es verdaderamente inteligente y aprende de nuestro propio banco de datos para ofrecer respuestas inteligentes y coherentes que parezcan personales. Ha hecho que nuestra comunicación sea fluida y que nuestro servicio sea más sólido". - Eric Hamblett, empresario hotelero y líder de ventas.

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